Powiadomienie
Elektroniczna obsługa powiadomienia przez e-mail
Termin powiadomienie odnosi się do ogłoszenia dostawy towarów lub płatności i faktur. Powiadomienie może być dokonane elektronicznie: telefonicznie, e-mailem, SMS-em lub w podobny sposób, lub pisemnie w formie papierowej.
Spis treści
Definicja
Termin powiadomienie - znany również jako awizo - odnosi się do wcześniejszej informacji o dostawie towarów lub dostarczeniu płatności i faktur. Firma spedycyjna ogłasza swoje dokładne przybycie przed dostarczeniem towarów. Zawiadomienie może zostać przekazane telefonicznie lub pisemnie. Powodem istnienia noty powiadamiającej jest ścisły związek między zarządzaniem magazynem a nakładającym się poziomem handlowym.
Uwaga: powiadomienie o dostawie nie jest porównywalne z dokumentami dostawy! Te ostatnie są dostarczane wyłącznie wraz z towarem.
Awizo wysyłki zawiera zazwyczaj następujące informacje.
- Numer artykułu
- Ilość artykułu
- Waga i/lub objętość artykułu
- Czas odbioru towarów
Synonimami powiadomienia są na przykład awizo, zawiadomienie o dostawie lub ASN (Advance Shipping Notice).
Wskazówki dotyczące wysyłki
Powiadomienie jest wykorzystywane w łańcuchach dostaw, na przykład, gdy odbiorca wymaga dokładnych informacji o przychodzących towarach - w tym kontekście znane jest również jako powiadomienie o wysyłce.
Powiadomienie o dostawie umożliwia śledzenie przesyłek przez spedytorów lub firmy kurierskie. W przypadku opóźnień w procesie dostawy można uniknąć wąskich gardeł w zakresie personelu lub sprzętu, wykorzystując informacje o przybyciu towarów w awizie wysyłki. Oznacza to, że nawet zbyt późno dostarczone towary mogą być przetwarzane bez żadnych problemów. Planowanie opiera się na informacjach zawartych w powiadomieniu o wysyłce.
Następujące środki ostrożności mogą zostać podjęte w przypadku spóźnionego przybycia towarów:
- Reorganizacja magazynu w taki sposób, aby możliwe było składowanie w przypadku problemów z przestrzenią.
- Włączenie zasobów - personelu i sprzętu - do obsługi i dalszego przetwarzania dostarczonych towarów i towarów.
- Organizacja planowania produkcji
Powiadomienia w transakcjach płatniczych - powiadomienie o płatności i powiadomienie o fakturze
Powiadomienie o płatności informuje odbiorcę z wyprzedzeniem o przychodzącej płatności. Zawiera ono następujące informacje:
- Data faktury
- Numer faktury
- Kwota płatności
- Możliwe odliczenie rabatu
- Możliwa nota kredytowa
Potwierdzenie płatności jest szczególnie pomocne w przypadku przelewów zbiorczych. W tym przypadku płatność jest przypisywana bezpośrednio do odpowiedniej płatności, co ułatwia odbiorcy jej śledzenie. Przypisanie płatności w awizie płatności jest tworzone za pomocą szczegółowej listy wszystkich rozliczonych pozycji, których dotyczy płatność (faktur lub not kredytowych).
Dzięki powiadomieniu o fakturze odbiorca otrzymuje z wyprzedzeniem informacje o przychodzącej fakturze. Podaje się tu te same dane, co w awizie płatności.
